ログイン不要でブラウザからイベントの日程調整＆参加費の傾斜計算が可能な「いい幹事さん」レビュー

忘年会や新年会、送別会、歓迎会などのイベントを行う時、幹事は参加者から日程を聞いて調整したり、店舗を決めて通達したりとやることがたくさんあります。電気野菜さんが開発した「いい幹事さん」はイベント幹事が日程調整を簡単に行えるウェブアプリで、さらに人によって参加費が変化する「傾斜計算」も自動で行ってくれるツールです。

いい幹事さん-ラクラク日程調整ツール
https://e-kanji-san.com/

自称調整さんを超える日程調整アプリをAIと作ってみたけど、巨大すぎる◯◯の壁が超えられない
https://zenn.dev/yasaidev/articles/2cb87a5a2d072e

「いい幹事さん」にアクセス。「今すぐ始める」をクリック。

「日程調整を始める」にスクロールするので、イベント名と締切、イベントの説明を入力します。

次に、イベント開催日と時間を選択し、追加します。開催日と時間は複数設定が可能です。

今回は11月の土曜日で候補日を設定してみました。「日程調整を始める」をクリック。

すると、イベントページのURLが作成されます。「コピー」をクリックするとクリップボードにイベントページのURLがコピーされるので、参加予定者に公開すればOK。

参加者にURLを送って回答をもらったところ。参加者は「参加」「保留」「不参加」の3つから回答し、さらに食べ物に関するメモやコメントを送付できます。

参加者の名前をクリックすると、個人の回答内容が表示されます。この回答内容はあとから編集可能です。

中央に表示されているのが回答した人の一覧表で、参加率や回答が名前と共にまとめられています。表はヘッダの項目に応じて昇降でソートすることが可能です。

表の下には、各参加者からのメモやコメントが表示されます。

参加者の回答とメモ・コメントは、右にあるメニューから「回答ダウンロード」をクリックすることで、CSV形式でダウンロードできます。

回答を締め切ったら、「店/日程変更」をクリック。

候補日程とそれぞれの回答状況がまとめられて表示されています。参加率が一番高い日程には「推奨」の表示が出ています。日程を選んだら「日程を確定する」をクリック。

日程が確定したら、「イベント案内」をクリックします。

イベント案内のページでは、イベント会場のURL・イベント会場名・住所・イベントの開始時間と終了時間、集合場所と集合時間を入力します。そして、参加費を計算するには「計算機を開く」をクリック。

イベントによっては、上下関係やホスト・ゲストなどで参加費が変わることもあります。人によって参加費が変わる「傾斜計算」をその場で行うのは非常に面倒ですが、「いい幹事さん」はイベントページから自動で傾斜計算が行えるのが大きな特徴。傾斜計算を行うには、まず、参加者をグループ分けする必要があります。グループ名を入力したら「＋」をクリックし、参加者からメンバーメンバーを選択します。

グループを増やすには「＋ グループを追加」をクリックすればOK。

今回は以下のようにグループ分けしてみました。一般参加者の「ゲスト」、2倍の参加費を払ってくれる「上司」、そして参加費を半額免除される「新人」の3グループです。

「傾斜」で、参加費の勾配を設定します。今回であれば、ゲストの参加費を100としたとき、上司は200、新人は50となります。

例えば1人4000円のコースで参加人数8人ということは、イベントにかかるお金は総額3万2000円。「目標合計金額」に「32000」と入力し、計算単位を「100円」に設定すると、1人当たりの参加費が自動的に計算されます。

計算結果はコピーしたり、CSV形式でダウンロードすることも可能です。

イベント案内設定ページに戻り、イベントの告知文を設定します。告知文はカジュアル・普通・丁寧という3スタイルで、入力した情報を基に自動で生成されます。カジュアルはこんな感じ。

普通

丁寧

また、会費を告知文に表示しないようにすることもできます。「会費を告知文に表示する」のスイッチをオフにして、文体を「普通」に設定したところが以下。かなりシンプルな文面になっています。

イベント終了後の別日に支払い案内を送るパターンも可能。「￥支払い案内」をクリックすれば、会計情報と振込先をまとめた文面が自動で作成されました。

イベントが終了したら、右にある「完了」をクリック。

「おつかれさま！」と幹事をねぎらうメッセージが表示されました。

先行する日程調整ツールには「調整さん」がありますが、この「いい幹事さん」は「参加者が送れるコメントが『食べ物メモ』と『コメント』に分かれている」「イベント告知や支払い請求の文章を自動で生成してくれる」「参加費が人によって変わる場合の面倒な計算が簡単になる」という機能が追加されているのがポイント。ウェブブラウザからログイン不要で使えるので、誰でも簡単にイベント幹事として重要な日程調整を行うことができます。

また、計算結果をCSV形式で出力したり、支払い告知文を自動生成したりできるので、会計の透明性が高くなります。特にインターネットのオフ会のように参加者同士の関係がそこまで深くない場合、お金の問題は慎重に取り扱う必要があるため、明朗会計が可能になるのはうれしいポイント。

ただし、「いい幹事さん」は「調整さん」と比べて機能が増えている分、UIが複雑になっている印象を受けました。また、食べ物メモについては個人の事情に大きく関わる場合があるので、幹事以外の参加者からは見えないようにするべきだと感じました。加えて、個人の回答をなぜか他人が編集できることもあったのは不安なポイント。傾斜計算については、確かに自動で計算してくれるのは楽なのですが、実際にはイベント直前あるいはイベント中に参加者が増減することがあったり、急な出費が発生したりするような不測の事態もありえるので、事前に参加費を募らない小規模なイベントであれば必要ないかも。それでも、会社やサークルの忘年会や新年会、送別会や歓迎会など、ある程度規模の大きいイベントであれば、「いい幹事さん」はお役立ちのツールになり得ると感じました。